10 sai sót cần tránh khi đi thuê văn phòng bạn cần phải biết

Tin tức chuyên môn 05-06-2018 14:41

Việc đi thuê văn phòng tưởng chừng đơn giản. Nhưng nếu bạn không có kinh nghiệm sẽ khiến doanh nghiệp phát sinh những hệ lũy về sau. Chính vì thế, Acoda xin đưa ra 10 sai sót cần để tránh khi đi thuê văn phòng để các doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn cho mình một địa điểm thích hợp nhất.

 

 

1. Không đặt ra tiêu chí cụ thể thuê văn phòng

Để việc tìm kiếm văn phòng nhanh, thuận tiện đầu tiên bạn đặt ra các tiêu chí thuê văn phòng mà đáp ứng với khả năng của doanh nghiệp của mình, để  tránh được những phát sinh trong quá trình sử dụng.

>>>Xem thêm:  7 tiêu chí và 24 yếu tố phân loại văn phòng A, B, C <<<

2. Thuê văn phòng vượt quá khả năng

Khi tìm kiếm văn phòng thấy hài lòng mà đắt hơn khả năng mình đưa ra.Tâm lý thường thấy muốn có gắng một chút để có không gian tốt hơn. Nhưng điều đó vô tình khiến doanh nghiệp bạn tốn thêm một chi phí không cần thiết. Luôn nhớ răng khả năng mình đặt ra 17USD/m2/tháng thì bạn nên chọn văn phòng ở mức 15 USD/m2/tháng mà thôi.

3. Tăng nhân viên

Doanh nghiệp phát triển lâu dài việc tăng, giảm nhân viên hoàn toàn có thể xẩy ra. Vì vậy doanh nghiệp cần tính toán trong khoảng thời gian hợp đồng để đánh lãng phí đền bù cho tòa nhà để chấm dứt Hợp đồng trước hạn, thì một nửa là do nguyên nhân tăng nhân viên, không còn đủ chỗ làm việc.

4. Chi phí phát sinh

Thuê văn phòng ngoài chi phí trả tiền phòng hàng hàng thì còn có hàng loạt các phí phát sinh mà doanh nghiệp phải trả. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải đầu tư thêm

✓    Hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp;

✓    Hiệu suất làm việc của nhân viên;

✓    Thu hút người tài và tạo sự gắn bó lâu dài của nhân viên.

5. Không tham khảo ý kiến nhân viên

Nhân viên là người trực tiếp tạo nên thu nhập cho doanh nghiệp. Chính vì thế khi thuê văn phòng mới, doanh nghiệp cần tham khảo thêm ý kiến của nhân viên như là:

✓    Vị trí nơi làm việc?

✓    Không gian văn phòng?

✓    Và các tiện ích: ăn uống, nghỉ ngơi giữa trưa...

6. Quyết định thuê văn phòng quá nhanh

Khi ra quyết định thuê văn phòng mà không xem xét kỹ doanh nghiệp của bạn sẽ tiềm ẩn những rủi ro. Để hạn chế điều đó chúng ta nên:

✓    Xác định tiêu chí đánh giá dựa trên yêu cầu sử dụng;

✓    Giành đủ quỹ thời gian để xem xét, đánh giá;

✓    Tìm hiểu về tòa nhà;

✓    So sánh giữa các tòa nhà.

7. Đặt cọc tiền khi chưa tìm hiểu kỹ hợp đồng

Việc ký kết đàm phán thương lượng thuê văn phòng rất quan trọng. Chính vì vậy, trước khi chuyển khoản các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu hợp đồng thuê văn phòng.

8. Không đo lại diện tích văn phòng

Diện tích mà các tòa nhà đưa ra không phải bao giờ cũng chính xác, vì vậy đo lại diện tích là điều cần làm. Chênh lệch về diện tích làm tăng chi phí một tháng không lớn nhưng trong toàn bộ thời hạn của hợp đồng 3 – 5 năm là con số đáng kể.

9. Thời gian thuê văn phòng ngắn

Thời gian tìm thuê văn phòng quá ngắn sẽ dẫn đến rủi ro như:

✓    Không đủ thời gian để đàm phán giá.

✓    Văn phòng không phù hợp nhu cầu sử dụng.

✓    Tăng chi phí thiết kế thi công.

✓    Mua sắm nội thất và nhiều hạng mục khác có liên quan.

10. Chọn đối tác thiết kế thi công nội thất trễ

Nếu tìm kiếm và lựa chọn đối tác thiết kế và thi công nội thất sớm, bạn sẽ có đủ thời gian để lựa chọn được doanh nghiệp đảm bảo về chất lượng và chi phí. Đồng thời khá nhiều công ty thiết kế và thi công nội thất sẵn sàng trợ giúp miễn phí việc bố trí mặt bằng, khái toán chi phí đầu tư. Đây là 2 tiêu chí quan trọng để bạn có quyết định thuê hay không thuê một văn phòng cụ thể.

Trên đây là 10 sai sót cần tránh khi đi thuê văn phòngAcoda đưa ra để các doanh nghiệp tham khảo và lựa chọn được văn phòng phù hợp nhất.