8 điều cần lưu ý trước khi ký hợp đồng thuê văn phòng

Tin tức chuyên môn 13-09-2018 14:59

Việc thuê văn phòng không chỉ đơn giản là tìm được một mặt bằng phù hợp mà hơn hết là ký được hợp đồng thuê văn phòng với các điều khoản có lợi cho doanh nghiệp của mình.

Bài viết này Acoda xin đưa ra những lưu ý trong quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng mà quý vị cần phải xem xét.

1. Sự đồng thuận giữa các bên:

Điều đầu tiên bạn cần hiểu rõ rằng, bản hợp đồng thuê văn phòng cần được lập và thông qua của cả bên thuê và bên cho thuê. Bản biểu mẫu giao dịch dân sự dưới đây không bắt buộc nhưng nên có để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của 2 bên và tránh được tối đa các tranh chấp không cần thiết trước pháp luật.

➤   Download mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng mới nhất tại đây: 

2. Rà soát mọi chi tiết trên hợp đồng:

Khi bạn đi thuê văn phòng thường chỉ chú tâm đến các điều khoản chính trong hợp đồng mà không để ý các chi tiết nhỏ, điều này dẫn đến các rắc rối về sau. Vì vậy, bạn nên thuê luật sư kiểm tra cũng như đại diện cho công ty để thương lượng những điều khoản có trong hợp đồng.

Chi phí cho dịch vụ thuê luật sư này không quá lớn, mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian, cũng như đưa ra được bản hợp đồng chính xác, tránh được những vấn đề nảy sinh trong tương lai.

3. Diện tích văn phòng cần được tính toàn chính xác:

Các tòa nhà văn phòng hiện nay chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo 3 phương pháp:

➤  Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;

➤  Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;

➤  Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.

Bạn có thể thương lượng với chủ tòa nhà để được chia nhỏ hoặc mở rộng phần diện tích thuê.

4. Tính chính xác thời hạn thuê văn phòng:

Các tòa nhà cho thuê văn phòng hiện nay tại Việt Nam thường chỉ ký hợp đồng với các doanh nghiệp có thời hạn thuê từ 2 năm trở lên. Nếu bạn là doanh nghiệp lớn thì nên thuê với thời hạn 3 năm trở đi để nhận những ưu đãi về giá thuê. Còn đối với các doanh nghiệp mới và nhỏ chỉ nên thuê trong thời gian tối thiểu, bằng cách này nếu chẳng may đơn vị dừng hoạt động có thể tránh phải trả khoản chi phí cho văn phòng khi không hoạt động.

5. Chú ý đến các chi phí, dịch vụ đi kèm:

Những điều khoản về các chi phí dịch vụ thường được đính kèm trong bản hợp đồng, tuy nhiên lại thường không ghi rõ thời gian sử dụng. Như mục phí quản lý bao gồm cả phí sử dụng điều hòa, quạt,... thường không được đề cập đến thời gian sử dụng có bao gồm cả ngày cuối tuần, ngày lễ, ngoài giờ hành chính hay không. Nếu công ty bạn có nhu cầu làm việc trong những khoản thời gian này, nên đề nghị bổ sung và ghi rõ trong hợp đồng thuê văn phòng, để tránh những chi phí phát sinh về sau.

>>>Xem thêm bài viết: 12 loại chi phí khi thuê văn phòng<<<

6. Phương thức thanh toán và tiền tệ thanh toán:

Hiện nay, các tòa nhà văn phòng thường quy định giá thuê văn phòng với đơn vị USD. Do giá tỷ giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng thuê văn phòng cần quy định rõ giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỷ giá thì thay đổi như thế nào?

7. Điều khoản chấm dứt hợp đồng:

Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do nhiều lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.

8. Trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê:

➤  Đối với bên thuê cần ghi rõ trách nhiệm: Trách nhiệm thanh toán tiền thuê, trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng, chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà, quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy,….

➤  Đối với bên cho thuê cần ghi rõ trách nhiệm: Về việc bàn giao mặt bằng, đảm bảo tính pháp lý của văn phòng, và các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê.

Ngoài việc tham khảo ý kiến từ luật sư hoặc người tư vấn thuê văn phòng, Acoda tin rằng những lưu ý trong bài viết này sẽ giúp ích cho bạn có thêm một nguồn thông tin để xem xét, từ đó đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của doanh nghiệp.

>>>Xem thêm bài viết: 10 sai sót cần tránh khi đi thuê văn phòng bạn cần phải biết<<<