Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ và thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Tin tức chuyên môn 30-11-2018 10:39

Phải chuẩn bị hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào? Chắc hẳn là câu hỏi của nhiều doanh nghiệp khi muốn mở rộng phạm vi kinh doanh.

Trước khi liên hệ với các cơ quan chức năng để có thể thành lập văn phòng đại diện, hãy cùng Acoda tìm hiểu kỹ hơn về thủ tục và loại hình văn phòng ủy quyền này nhé!

➤ Đầu tiên, hãy hiểu rõ khái niệm văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện là gì?

Là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, đại diện theo ủy quyền cho lợi ích và bảo vệ các lợi ích của doanh nghiệp đó. Văn phòng đại diện không đảm nhiệm hoạt động chức năng kinh doanh.

Văn phòng đại diện có quyền đăng ký một con dấu riêng thuận tiện cho quá trình hoạt động, không phải đặt cùng tỉnh, thành phố trực thuộc trung nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Vậy chức năng của văn phòng đại diện?

Là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới, thực hiện các hoạt động xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ.

➤ Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện:

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện theo đúng quy định bao gồm:

-  Thông báo lập văn phòng đại diện;

-  Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện của công ty;

-  Văn bản quyết định thành lập văn phòng đại diện của công ty;

-  01 bản photo công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng -  đầu văn phòng đại diện;

-  01 bản sao công chứng Giấy CN ĐKKD/Giấy CN ĐKDN của công ty mẹ;

-  Giấy giới thiệu/Giấy uỷ quyền cho người đi nộp hồ sơ;

-  01 bản photo công chứng CMND/Căn cước công dân/ Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Tải mẫu quyết định thành lập văn phòng đại diện tại đây:

Bước 2: Nộp hồ sơ:

-  Đăng ký tại Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư:

Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư: Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa. Cán bộ tiếp nhận hồ sơ sẽ kiểm tra sơ bộ  tính hợp lệ, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý đó.

-  Đăng ký trực tuyến

Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia: Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.

Bước 3: Nhận kết quả, hoàn thành thủ tục:

Kết quả nhận được khi thực hiện xong thủ tục thành lập văn phòng đại diện:

-  Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động;

-  Tập hồ sơ nội bộ để lưu ở công ty mẹ.

Sau khoảng 5 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy. Nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, công ty sẽ được nhận thông báo bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Trên đây là các chia sẻ về thủ tục thành lập văn phòng đại diện. Hy vọng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về quá trình và thủ tục pháp lý thành lập văn phòng đại diện.